Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
GraFigure
Y-tunnus 1612250-4
Tähtimöntie 7
01350 Vantaa
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Sirpa Papinaho (Suominen)
Tähtimöntie 7
01350 Vantaa
Puh. 050 301 2580
Sähköposti: sirpa(at)sirpapapinaho.fi
2. Rekisterin nimi
GraFiguren asiakasrekisteri.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
GraFigure käyttää henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakassuhteiden hallinnointiin ja kehittämiseen, palveluiden/tuotteiden tuottamiseen ja toimittamiseen sekä niistä laskuttamiseen, liiketoimintansa analysointiin ja palveluidensa kehittämiseen, myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
Tietoja käytetään myös asiakkaan ja GraFiguren oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Asiakkaan nimi
Osoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Y-tunnus (yritys) tai tarvittaessa henkilötunnus
Tarvittaessa myös luottotiedot
Tiedot GraFigurelta ostetuista palveluista tai tuotteista ja niiden toimittamisesta
Asiakassuhteen tai muun asiallisen asiointisuhteen yhteydenpidossa syntyneiden asiakaspalvelutapahtumien ja -dokumenttien taltioinnit.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti asianomaiselle rekisterin pitäjälle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Emme käytä henkilö- ja yhteystietoja markkinoinnissamme.
Poisto-oikeus (ks. myös kohta 8)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen velvoite tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot kerätään suoraan asiakkaalta kysymällä tietoja häneltä itseltään tarjousvaiheessa ja asiakkaan tietoja täydennetään tilausvaiheessa, sopimuksen solmimisen yhteydessä. Osa tiedoista kerääntyy rekisteriin muun asioinnin yhteydessä saaduista tiedoista, kuten asiakaspuheluiden, verkkolomakkeen tai sähköpostiviestien kautta.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää sovellettavan lainsäädännön rajoissa myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
GraFigure ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti viranomaisille rekisterinpitäjällä olevien lakiin tai määräyksiin perustuvien velvoitteiden toteuttamiseksi tai viranomaisten lakiin perustuvien luovutuspyyntöjen mukaisesti.
8. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin asiakkuus on voimassa ja mitä lakisääteinen velvoite vaatii: Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) kirjanpitoaineistoa vaaditaan säilyttämään määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
9. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen suojaus
Rekisterin pitäjä käsittelee henkilötietoja. Paperilla olevat asiakastiedot säilytetään lukkojen takana.
Asiakastietoja säilytetään myös sähköisessä muodossa ja tietoihin on pääsy vain rekisterin pitäjällä. Tiedot on suojattu omalla käyttäjätunnuksella salasanoin, luotettavalla palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla, kuten esim. viruksien ja haittaohjelmien torjuntaohjelmilla.
Rekisterin pitäjä voi ulkoistaa paperisten ja sähköisten asiakastietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten kirjanpitäjä tai IT-tuki, jolloin rekisterin pitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.