Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

GraFigure
Y-tunnus 1612250-4
Tähtimöntie 7
01350 Vantaa

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Sirpa Papinaho
Tähtimöntie 7
01350 Vantaa
Puh. 050 301 2580
Sähköposti: sirpa(at)sirpapapinaho.fi

2. Rekisterin nimi

GraFiguren asiakasrekisteri.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

GraFigure käyttää henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakassuhteiden hallinnointiin ja kehittämiseen, palveluiden/tuotteiden tuottamiseen ja toimittamiseen sekä niistä laskuttamiseen, liiketoimintansa analysointiin ja palveluidensa kehittämiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Tietoja käytetään myös asiakkaan ja GraFiguren oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Asiakkaan nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Y-tunnus (yritys) tai tarvittaessa henkilötunnus
• Tarvittaessa myös luottotiedot
• Tiedot GraFigurelta ostetuista palveluista tai tuotteista ja niiden toimittamisesta
• Asiakassuhteen tai muun asiallisen asiointisuhteen yhteydenpidossa syntyneiden asiakaspalvelutapahtumien ja -dokumenttien taltioinnit.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti asianomaiselle rekisterin pitäjälle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus (ks. myös kohta 8)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen velvoite tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään suoraan asiakkaalta kysymällä tietoja häneltä itseltään tarjousvaiheessa ja asiakkaan tietoja täydennetään tilausvaiheessa, sopimuksen solmimisen yhteydessä. Osa tiedoista kerääntyy rekisteriin muun asioinnin yhteydessä saaduista tiedoista, kuten asiakaspuheluiden, verkkolomakkeen tai sähköpostiviestien kautta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää sovellettavan lainsäädännön rajoissa myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

GraFigure ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti viranomaisille rekisterinpitäjällä olevien lakiin tai määräyksiin perustuvien velvoitteiden toteuttamiseksi tai viranomaisten lakiin perustuvien luovutuspyyntöjen mukaisesti.

8. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin asiakkuus on voimassa ja mitä lakisääteinen velvoite vaatii:

Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) kirjanpitoaineistoa vaaditaan säilyttämään määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

9. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen suojaus

Rekisterin pitäjä käsittelee henkilötietoja. Paperilla olevat asiakastiedot säilytetään lukkojen takana.

Asiakastietoja säilytetään myös sähköisessä muodossa ja tietoihin on pääsy vain rekisterin pitäjällä. Tiedot on suojattu omalla käyttäjätunnuksella salasanoin, luotettavalla palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla, kuten esim. viruksien ja haittaohjelmien torjuntaohjelmilla.

Rekisterin pitäjä voi ulkoistaa paperisten ja sähköisten asiakastietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, kuten kirjanpitäjä tai IT-tuki, jolloin rekisterin pitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

sirpapapinaho.fi-nettisivusto ja sähköposti sijaitsevat suomalaisen Euronic Oy:n ylläpitämässä Nettihotelli.fi:ssä (Nettihotelli Internet –webhotellipalveluyritys), jonka palvelimet ja toimitilat sijaitsevat Turussa. Palvelinlaitteet ovat ammattimaisia ja sijaitsevat korkean käytettävyyden palvelimien salissa, mikä täyttää Viestintäviraston laitetiloille asetetut vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003 määritys ”Tärkeä tila”). Kaikki sirpapapinaho.fi -nettisivustoliikenne on SSL-salattua tietoliikennettä.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.